כולנו מכירים את שורת הרווח במאזן , רובנו יודעים לנהל תקציב ברמת פרויקט ולהבין
כמה הרווחנו מה שלא תמיד ברור לנו זה למה ואיפה חבוי הפער בין מה שתכננו לשורה התחתונה- רווח. במהלך פרק זמן "מוגדר" נבצע אימות תהליכי ניהול פרויקט ובו נבחן את יעילות וסגירת מעגלי ניהול בהתאם למדדים ברורים וידועים. הנה חמש דוגמאות למעגלי בקרה
1. האם יכול מנהל העבודה שלי לבנות את ביתו החדש על חשבונך – מנכ"ל/ בעלים
2. באילו כלים מבטיח מנהל הפרויקט עמידה בלו"ז הכללי של הפרויקט
3. איזה כלים מפעיל מנהל הפרויקט לנהל סיכונים – לו"ז, תקציב, איכות
4. איך אוספים את השקלים "מתחת לפנס", ניהול חריגים, ניהול חומר, אימות הגעת חומר לאתר
5. איך מחשבים את עלות "מפעל הזבל" ומי נושא באחריות מימונו
6. בקרת איכות של כל אחד מצוות הבצוע
מעניין ? צרו קשר לעריכת סקר !
לבחור לעשות נכון
בדיקת חוסן הארגון
MY CONTROL
אנו מציעים לבסס את תהליך ניהול הפרויקט על חמשת העקרונות הבאים
תוכנית פעולה
תוכנית פעולה המהווה מפת
דרכים עבור מנהל הפרויקט
בתוכנית משולבות כל הפעילויות הנדרשות לביצוע ע"י צוות הניהול במהלך שלבי הביצוע של הפרויקט, אבני דרך קריטיות לאישור, נקודות עצירה ובקרה, פתיחות מלאכה, אבני דרך למעורבות מתכננים ויועצים, מערכי בדיקות 1 ו- 2 (בדיקות מעבדה), אבני דרך לאישור היזם, פעילויות שידרשו לטופס 4 ועוד
01
02
יצירת תהליכי עבודה
בניית תוכנית עבודה שבועית
הכוללת תכנון פעילות מול משימות, נקיטת פעולות מנע לרידוד סיכונים אפשריים
פתיחות מלאכה
לכל אחת מ- 25 המלאכות בפרויקט, בהתאם לפרטי הביצוע, מפרטי היישום של חומרי הגלם ותקני ביצוע ישימים
03
04
ניהול תהליכי בקרה
תהליך בקרת הפרויקט. מתבצע
ע"י צוות הביצוע, באחריות מנהל העבודה. היקף הדגימה מותאם לאיכות הביצוע לאורך חיי הפרויקט כלומר- הדגימה בקומה שלוש תותאם לתוצאות הבקרה בקומה אחת ושתיים
ניתוח תוצאות
ומעגלי שיפור
ניתוח שוטף של תוצאות הבקרה לשם בחינת מופע הישנות ליקוים בחתכים שונים, לדוגמא: התפלגות הליקויים לאורך הבניין עבור כל מלאכה, שלבי ביצוע, מיקום בפרויקט, סיבות לליקויים וכדומה
מעגלי שיפור- בחינת אפקטיביות מערכת הבקרה
05
כלים ייעודיים לניהול ובקרה
Microsoft מבית Crm Dynamics הינה מערכת בקרה המבוססת על תוכנת - MY CONTROL
:מערכת זו מאפשרת ביצוע בקרה עפ"י תוכנית בהתאם לשלבי הפרויקט ואבני דרך קריטיות, כפי שהותוו ע"י מנהל הפרויקט
1. תותווה מתודולוגיה של בקרה בכל רמות הניהול: מפקח – מנהל פרויקט – ראש צוות – הנהלה.
2. באמצעות "לוח בקרה" ניתנת האפשרות לכל שדרת הניהול להיחשף למידע האיכות באמצעות בסיס נתונים ממוחשב במערכת וכך לגזור תוכניות עבודה שבועיות וחודשיות.
3. מידע האיכות מוצג באמצעות לוח מדדים, המספקים מידע בחתכים שונים
.דוגמא: קבלת אינדיקציות על התפלגות אי-ההתאמות בהתאם למלאכות, מיקומן, סיבות להתרחשותן והשלביות
4. ניהול משימות הצוות תוך שיוכם לכלל המעורבים בפרויקט, לרבות מתכננים, פיקוח ויזם
5. תכנון וניהול ביקורי מתכננים ויועצים
6. תכנון וניהול פרוגרמת הבדיקות
7. אישור חשבונות קבלנים בזיקה לתוצאות
8. ניהול תכניות בצוע, ציוד ובקרת תקינות
9. ניהול לקוחות ושרות
10. ניהול בדק
* הצגת המידע הינו על פי עקרון הפרטו כך שניתן לזהות בעיות קריטיות ולתעדף הטיפול בהתאם
!במידה ורוצים ניתן להתנהל בשקיפות מלאה ליזם כך שייחשף לכלל מידע האיכות ולשתפו בקבלת החלטות
CASE study
ניתוח אירוע
בביקור בשטח של סמנכ"ל בצוע באחת החברות "המובילות דרך" בביצוע, צפה הסמנכ"ל במספר קבוצות עבודה אשר אינן עובדות. בתשאול מנהל הפרויקט רשימת ההסברים הייתה מפורטת ומשכנעת
צוות הטיח מושבת כיוון שלא הוזמן טייח גבס במועד וכעת יש להמתין שלושה ימי עבודה -
צוות הריצוף תקוע בלובי קומה 2 כיוון שמעצב הפנים טרם עידכן תוכנית הפריסה לאחר שינוי המזמין -
בקומה 4 - לא ניתן להתקדם בריצוף כיוון שספק הציוד שכח לספק "מרפסת תלויה" ובהעדרה, העגורן לא יכול לפרוק הריצוף לקומה -
בנוסף, בבדיקה אקראית של מהנדס הבצוע התגלו "קלינים" במס' דירות כך שבכל מקרה ממתינים לצוות הבינוי לישר הקירות -
סמנכ"ל הבצוע פרש לצד, פתח את המחשבון ובמשך 20 דקות חישב את עלות "מפעל הזבל" כפי שחווה, "מה זה מפעל זבל?" שאל מנהל הפרויקט, ענה לו הסמנכ"ל:העדר
תפוקה יעילה של 32 פועלים בעלות ישירה של 36,000 ₪ ליום עבודה ועוד עלויות עקיפות של 18,000 ₪ אלו המשאבים שאתם מבזבזים וזה רק מביקור חלקי של שעתיים
באתר. לאחר חשיבה והיוועצות הגה הסמנכ"ל את המתודולוגיה הפשוטה של תוכנית עבודה שבועית וכך הסבירה לצוות הביצוע. בכל יום רביעי האחרון בחודש מכין מנהל הפרויקט תוכנית יעדים לחודש הקרוב, היעדים נגזרים מלו"ז הפרויקט ומבטיחים התאמת משאבים כדי לעמוד בו. בכל יום רביעי בשבוע יושב צוות הפרויקט ומכין תוכנית עבודה לשבוע הקרוב, ביעדי העבודה מוגדרות בדיוק באלו חללים/ דירות תבוצענה מלאכות הצוות ינתח המשאבים הנדרשים למימוש כל מלאכה תוך אימות, כל ההכנות הנדרשות – ניהול סיכונים בביצוע. שיטה זו תבטיח שביום חמישי ידעו ויוודאו כל נותני השרות לאתר שאכן כל ההכנות לשבוע הבא ישולבו בתיכנון העבודה שלהם וקצב ה"ייצור" ועמידה ביעדים יובטחו
1. אחראי הרכש ידע מה על הנתיב הקריטי ויתעדף את משימותיו
2. מהנדס הבצוע יזהה השלבים הקריטיים בכל חלל המיועד לעבודה ויאמת שאכן מוכנים לעבודה עם אפס ליקויים ופרטי בצוע מאושרים
3. מנהל העבודה יאמת שאכן כלל התהליכים הלוגיסטיים ברי מימוש ולא חסר ציוד המונע מימושם
הסמנכ"ל פרס בפני הצוות גיליון אקסל בסיסי בן 8 עמודות ודרש מצוות הבצוע לנהל את הסיכונים בפעילות השוטפת והרי הוא לפניכם
תודה שהצטרפת אלינו לניתוח המקרה, מעוניינים לנתח מקרה יחד? אנא השאירו פרטים מטה לקביעת פגישת ייעוץ
לקוחות
